Ore, straordinari e trasferte,ricostruiti ogni giorno, non a fine mese.

“Quante ore aveva fatto Luca martedì?” È la domanda che in ogni azienda con tecnici sul territorio parte almeno una volta a settimana, e che quasi sempre richiede una ricerca tra chat, fogli e telefonate prima di trovare una risposta certa.

Dove si rompe la rendicontazione manuale

Il problema raramente è la mancanza di dati: i tecnici mandano ore, straordinari e spese, ma in formati diversi da persona a persona. Chi scrive un messaggio in chat, chi compila un foglio a fine settimana, chi lo dice a voce in ufficio il lunedì dopo. L'ufficio riceve tutto questo e deve ricostruirlo a mano, di solito proprio nei giorni in cui servirebbe già pronto per la fatturazione.

Il costo reale non è tanto il tempo speso a inserire i dati, quanto gli errori che quel processo genera: un'ora dimenticata, una trasferta contata due volte, uno straordinario che non torna con quello che il tecnico ricordava.

Cosa deve poter fare, davvero, un sistema di rendicontazione

• Raccogliere ore, straordinari, trasferte e spese nello stesso posto, senza formati diversi a seconda di chi scrive.
• Segnalare subito cosa manca, invece di scoprirlo a fine mese durante la chiusura.
• Restare leggibile per l'ufficio senza richiedere reinserimento manuale dei dati.
• Adattarsi al modo in cui l'azienda già lavora, non il contrario.

Come funziona durante il mese

Ogni giorno Renday raccoglie la rendicontazione dei tecnici da WhatsApp: ore ordinarie, straordinari, trasferte, indennità, assenze. Se un tecnico manda solo l'orario di inizio e dimentica quello di fine, Renday non lo lascia scivolare a fine mese: lo chiede subito, mentre il ricordo è ancora fresco.

Il dato si corregge il giorno stesso, non durante la chiusura del mese.

Cosa vede l'ufficio

In dashboard, chi gestisce la rendicontazione vede chi ha registrato le ore, chi ha straordinari da approvare, quali spese sono state caricate e cosa manca ancora — aggiornato ogni giorno, non ricostruito a fine mese. Il rapportino e il report Excel finale nascono dagli stessi dati, senza un secondo giro di inserimento.